導入前の課題
エクセル台帳のみの管理だったため、新規に追加した書類は正確に入力できていたが、持出・返却の管理ができていなかった。そのため、必要な図書が 発見できなかった場合に、誰かが持ち出しているのか、廃棄されたのか、紛失したのかもわからず、捜索に時間がかかっていた。
管理者としては利用者への負担をかけず、簡単に書類管理を行いたいとの要望があった。
システム構成
データベースサーバ1台、クライアントPC2台のクライアントサーバ構成。2か所の書庫にそれぞれクライアントPC＋据置型RFIDリーダを設置し、どちらでも持出返却登録を行うことが可能。RFIDハンディ端末も2台導入し、各書庫内の棚卸を実施。登録された内容はデータベースで一元管理しているため、各PCにて最新の在庫状況や履歴情報を確認できる。
導入後の効果
ICタグを読ませるだけで、持ち出し・返却登録が行えるため、利用者の負担も少なく、正確な持出返却業務が実現できた。
在庫状況や持出状況も瞬時に把握できるため、事前に必要な図書の在庫状況を確認することができるようになり、持ち出されているものを探すといった無駄な作業が削減された。また、返却予定日を確認することで、その後のスケジュールも計画しやすくなった。
棚卸は全くできていなかったが、ハンディをかざすだけで一括読み取りが可能となったことで1回／月の棚卸を実施することができるようになった。
棚卸の業務時間としては1人×2～3時間程度で約8,000冊の棚卸が完了。長期間棚卸がされていない図書だけを定期的に捜索する運用が可能になった。
